Secretary & Office Administrator / 秘書兼辦公室管理員

秘書兼辦公室管理員

我們正在尋找一位經驗豐富、注重細節的執行秘書，為執行團隊提供行政支援。您將負責確保辦公室順利運作、管理溝通管道、安排約會並有效處理多項任務。

工作亮點

• • 產業：石油天然氣建設工程
  • 5 天工作制（週一至週五：上午 8.30 至下午 5.30）
  • 永久職位

職位描述

1. 以謹慎和專業的態度處理機密資訊。
2. 與其他部門和外部業務合作夥伴進行有效溝通。
3. 根據需要規劃和協調活動和會議。
4. 協調和執行行政任務和公司活動
5. 提供一般行政支持，包括接聽電話、處理查詢和管理總監辦公室日曆。
6. 向公司董事提供行政支持，確保以有效且有效率的方式提供服務。
7. 追蹤截止日期和後續行動項目，準備在後續會議中更新。
8. VIP賓客接待執行
9. 執行一般管理功能（維護辦公設備、影印、傳真、資料輸入、歸檔、接聽電話、問候個人等）以支援辦公室運作。
10. 準備各種文件（信函、議程、會議記錄、報告、公告等），以便按照既定準則傳達訊息和/或建立文件。
11. 接收、轉發和轉發主任辦公室的電話訊息和傳真訊息，確定哪些是優先事項，並相應地提醒主管或管理層。
12. 協助和協調總經理的會議、會議、任命和日曆的規劃和準備。管理辦公室間的通信、其他信件和交易。
13. 向員工傳播有關文件、政策和程序變更的信息，並根據需要提供說明。
14. 履行主任辦公室交辦的其他職責。

要求

1. 良好的秘書知識

• 具備擔任執行秘書或類似職位的豐富經驗
• 注重細節

1. 溝通技巧

• 優秀的書面和口頭溝通能力
• 能夠在壓力下保持專業風範並處理機密信息
• 優先說普通話（因為您需要與只能說普通話的同事/供應商溝通）

1. 團隊合作

• 與高階採購人員和其他部門合作。

1. 渴望學習

• 積極主動地獲取行業知識。

資格和經驗

1. 教育背景：工商管理文憑或學位、秘書或相關領域證書。
2. 經驗： 至少 5 年擔任秘書和一般管理職務的經驗。

津貼和福利

• 員工股權
• 津貼（旅費、交通費等）
• 附近的公共交通
• 中心位置
• 彈性的工作時間
• 醫療保險
• 事假
• 休假
• 有薪培訓和發展