Executive Secretary / 執行秘書

職位簡介：

我們正在尋找一位有能力的秘書來支持我們公司的執行長和營運長。

所選的 Sec 必須是敏捷的專業人士，具有出色的時間管理能力和多任務處理能力。正是憑藉著他們在工作上的勤奮和能力，高階主管可以專注於他們的管理職責，而不必擔心其他文書和行政任務。

目標是透過確保及時有效地履行所有分配的行政職責來提高整體業務的效率。

基本職責：

• 充當高級官員和內部/外部客戶之間的聯絡點
• 維護高階主管議程並協助規劃任命、董事會會議、會議等。
• 參加會議並做好會議記錄
• 接聽和篩選電話並在適當時重定向它們
• 處理所有發出或收到的信件（電子郵件、信件、包裹等）並確定其優先順序
• 為高階主管安排差旅
• 處理機密文件，確保其安全
• 管理和維護電子和/或紙本客戶資料庫、文件和記錄，確保資訊歸檔、組織、易於存取和安全，包括設定和管理整個公司的填充系統
• 根據指定進行研究並準備簡報、報告或簡報
• 實施和維護程序和/或管理系統
• 與員工、供應商和客戶聯絡
• 整理和歸檔執行長/營運長的開支
• 支援執行長/首席營運長的其他任務。

核心職責：

1. 合約文件和歸檔。
2. 合約續約流程和文件。
3. 公司秘書協調及文件管理和歸檔。
4. 市議會停車特許權業務發展。
5. 辦公室管理。
6. 停車場牌照申請或續期
7. 品質管理代表 – SOP 開發、文件記錄和品質管理審核。 （已新增優點）

津貼和福利

• 定期團隊活動
• 醫療保險
• 開放文化
• 個人發展機會