Office Administrator / 辦公室管理員

職位名稱： 辦公室管理員

報告對象：公司經理或總經理/董事

職位描述

辦公室管理員將管理公司的日常行政運作，確保所有辦公室任務有效率、有效地完成。成功的候選人將具有高度的組織能力、注重細節、能夠獨立工作並具有出色的時間管理技能。

主要職責和義務

• 執行日常辦公室行政任務，包括文件、填寫、通信、協調、計算和跟進未決事項。
• 透過維護歸檔系統、記錄保存、發票/簿記/交付訂單產生程序來管理辦公室運營
• 處理來電和信件（電子郵件/郵件），將訊息發送給組織內的適當成員。
• 履行一般辦公室職責，例如訂購用品/設備/材料處理物品/書籍等，維護公司資料庫中的庫存水準/子庫存模組
• 為公司員工，特別是技術顧問團隊成員和管理層，編制、準備和檢查費用/每月索賠。
• 在公司內部/外部發布資訊；維護敏感公司/個人書面/口頭通訊線路等文件的機密性。
• 使用 MS-Teams/Zoom 等線上會議軟體根據世界各地不同地區的位置/時區安排約會/會議/拜訪，有時會超出正常工作時間，需要加班調整。
• 根據需要安排旅行，包括預訂航班/酒店/汽車/租車/簽證/工作許可申請等，協調出差期間的行程/參加涉及跨職能團隊互動的會議/活動/研討會，以協助相關部門人員' 協調
• 與IT部門合作，確保辦公設備和技術的順利運作。
• 透過追蹤費用、與供應商談判合約以及盡可能尋找節省成本的措施來管理辦公室預算。
• 根據需要向高階管理人員、同事和其他團隊提供行政支持，以及管理層指示的任何其他任務，以確保辦公室的有效運作。

任職資格及要求

• 候選人必須至少擁有商業研究/行政/管理文憑/高級/高級/研究生文憑或同等學歷。
• 需要至少 5 年相關領域的工作經驗。
• 良好的語言掌握（書寫、口語）：馬來語、英語
• 具有團隊合作精神，具有愉快的舉止和觀點。
• 所需技能：懂計算機。具備 Microsoft 能力，包括 Word、Excel、Powerpoint 和 Outlook

好處

• 我們將根據您的經驗提供有競爭力的薪資。
• 公司內部專業發展和晉升的機會。
• 一個支持性和協作性的工作環境，您的貢獻受到重視和認可。
• 可以為外地員工提供免費住宿，視情況而定（如果需要）

津貼和福利

• 津貼（旅費、交通費等）
• 醫療保險
• 事假
• 個人發展機會
• 有薪培訓和發展